Belediye Başkanı Abdurrahman Yıldız'ın göreve gelmesinin ardından başlatılan teknoloji odaklı dönüşüm çalışmaları kapsamında Akıllı Doküman Arşiv Yönetim Sistemi ve Arşiv Belgelerinin Sayısallaştırılması Projesi hayata geçirildi.
Yazı İşleri Müdürlüğü ile Bilgi İşlem Müdürlüğü koordinasyonunda yürütülen proje çerçevesinde, Eylül 2024'ten bu yana belediye arşivlerinde bulunan proje dosyaları, planlar, resmi yazışmalar ve diğer belgeler tek tek taranarak elektronik ortama aktarıldı.
Yeni sistem sayesinde belediye personeli ihtiyaç duyduğu belgelere saniyeler içinde güvenli şekilde ulaşabilir hale gelirken, vatandaşlara sunulan hizmetlerin de daha hızlı yürütülmesi hedefleniyor.
Kurumsal hafıza dijital güvenceye alındı
Dijital arşiv sistemi, yalnızca erişim kolaylığı sağlamakla kalmıyor; yıllara yayılan kurumsal bilgi birikimini de olası risklere karşı koruyor.
Belgeler düzenli olarak yedeklenirken, yangın, sel, nem, yıpranma veya kaybolma gibi fiziksel arşivlerde yaşanabilecek olumsuzlukların önüne geçiliyor. Böylece belediyenin geçmişten bugüne uzanan tüm resmi kayıtları güvenli dijital altyapıda saklanıyor.
Hem çevre hem bütçe kazandı
Projeyle birlikte evrak arama süreçleri günler yerine saniyeler içinde tamamlanabilir hale gelirken, kâğıt tüketimi, fotokopi, klasör ve arşivleme maliyetlerinde de önemli tasarruf sağlandı.
Fiziksel depolama alanı ihtiyacını azaltan sistem, çevre dostu belediyecilik anlayışına da katkı sundu.
2025 yılı içerisinde saklama süresi dolan evraklar, gerekli resmi süreçlerin tamamlanmasının ardından geri dönüşüme kazandırıldı. Toplam 23 bin 600 kilogram evrak güvenli yöntemlerle imha edilerek geri dönüştürüldü.
Bu çalışma sonucunda 132 bin 750 lira gelir elde edilirken, hem doğal kaynakların korunmasına katkı sağlandı hem de belediye bütçesine ek kaynak oluşturuldu.
Başkan Yıldız: "Teknolojiyi vatandaşın hizmetine sunuyoruz"
Toroslar Belediye Başkanı Abdurrahman Yıldız, dijital dönüşüm çalışmalarının temel hedefinin belediye hizmetlerini daha hızlı, güvenli ve verimli hale getirmek olduğunu belirtti.
Yıldız, belediyenin teknolojik altyapısını sürekli geliştirdiklerini ifade ederek, dijital sistemler sayesinde kurumsal hafızanın korunduğunu ve vatandaşların taleplerine daha kısa sürede yanıt verilebildiğini söyledi.
Dijital belediyecilikte yeni dönem
Kamu hizmetlerinde dijitalleşmenin öneminin her geçen gün arttığı bir dönemde Toroslar Belediyesi'nin hayata geçirdiği proje, modern belediyecilik uygulamaları arasında dikkat çekiyor. Milyonlarca belgenin dijital ortama aktarılmasıyla birlikte hem kamu kaynaklarının daha verimli kullanılması hem de hizmet kalitesinin artırılması hedefleniyor.
Belediye, önümüzdeki süreçte de teknolojik yatırımları sürdürerek hızlı, şeffaf ve erişilebilir hizmet anlayışını güçlendirmeyi amaçlıyor.
